Должностная инструкция секретаря-машинистки

I. Общие положения

  1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом


  4. Должностная инструкция секретаря-машинистки
  5. Секретарь-машинистка должна знать:
    1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
    2. 4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
    3. 4.3. Машинопись.
    4. 4.4. Правила орфографии и пунктуации.
    5. 4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
    6. 4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
    7. 4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
    8. 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
    9. 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    10. 4.11. Основы организации труда.
    11. 4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
    12. 4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
    13. 4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка:

  1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
  2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
  3. Организует телефонные переговоры руководителя.
  4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
  5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
  6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
  7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
  8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
  9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
  10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
  11. Принимает документы на подпись руководителю.
  12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
  14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
  15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

IV. Ответственность

Секретарь-машинистка несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.


Главная сайта || 11 ||



@Mail.ru