Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию)

I. Общие положения

  1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом


    4. Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию)
  4. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, должен знать:
    1. 4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
    2. 4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
    3. 4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
    4. 4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    5. 4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
    6. 4.7. Основы организации труда.
    7. 4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
    8. 4.9. Законодательство о труде.
    9. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
    10. 4.11. Правила и нормы охраны труда.
  5. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
    1. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
    2. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
  6. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, подчиняется
  7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности




  1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию выполняет работы по следующим направлениям:
    1. 1.1. Приемка исходящих документов и проверка правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.
    2. 1.2. Регистрация исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек.
    3. 1.3. Формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
    4. 1.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).
    5. 1.5. Передача законченных производством дел в архив организации.
    6. 1.6. Справочная работа по документам.
    7. 1.7. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.
  2. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонд7енцию, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

III. Права

Ответственный за исходящую корреспонденцию имеет право:

  1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
  2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.
  3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.