I. Общие положения
- Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
- На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
- Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
- Заведующий канцелярией должен знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
- 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
- 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- 4.4. Структуру организации.
- 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
- 4.6. Схемы документооборота.
- 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
- 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
- 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
- 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
- 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
- 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
- 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
- 5.1. Положением о канцелярии организации.
- 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
- 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
- Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
- На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией:
- Организует работу канцелярии.
- Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
- Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
- Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
- Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
- Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
- Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
- Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
- Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
- Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
- Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
III. Права
Заведующий канцелярией вправе:
- Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
- Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
- Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
- Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
- Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
- Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
- Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
- Взаимодействовать:
- 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
- 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
- 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
- 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.
IV. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.