Что нужно, чтобы претендовать на должность секретаря?

Работа секретарем на сегодняшний день — одна из наиболее востребованных. Сейчас нужны и координаторы, и делопроизводители, и администраторы, и операторы, и консультанты, и переводчики, и референты, и инспектора. Где они только ни работают: в приемной руководителя, на reception, в клинике, торговом зале, салоне красоты. Перефразируя известное детское стихотворение, секретари разные нужны, секретари разные важны. Американская кинозвезда Джейн Фонда однажды сказала: «Офис может работать без шефа, но не без секретаря».

Первый человек, с которым приходится сталкиваться, входя в служебное помещение, — это секретарь. Впечатление от фирмы в целом часто зависит именно от его работы и даже внешнего вида. На первый взгляд обязанности этого сотрудника абсолютно несложные, но профессиональный, организованный, ответственный и пунктуальный секретарь приятной наружности ценится на вес золота! Поэтому и зарплатная вилка здесь довольно высока — от 200 до 2000 долларов. К сожалению, если единственным вашим капиталом является незаурядная внешность, на объявленную вакансию вряд ли сразу возьмут.

Что же все-таки нужно, чтобы претендовать на должность секретаря? Прежде всего — специальное образование. В свое время были очень престижны курсы машинописи при Министерстве иностранных дел, после окончания которых выпускники получали работу в посольствах разных стран мира. Сегодня тоже насчитывается великое множество курсов и учебных заведений, готовящих секретарей. Естественно, работодателя устроит и любое высшее или неоконченное высшее образование (лучше, конечно, по профилю данного учреждения). Как правило, в роли секретарей начинают свою трудовую деятельность студенты вечерних и заочных вузов. Но это довольно демократичная профессия в отношении возраста, хотя ограничения здесь все же есть: до 30 лет (в основном cекретарь-администратор, на reception), до 40 (помощник руководителя), до 55 лет (оператор на телефоне). Следует заметить, что работа секретаря почему-то считается сугубо женской, хотя 40 % работодателей все равно, какого пола будет его помощник (мужчины в основном занимают должность помощника руководителя).

Крупные компании часто имеют в своем штате двух секретарей: делопроизводителя (женщину) и координатора, помощника руководителя (мужчину). Карьерная лестница здесь выглядит так: просто секретарь, отвечающий на телефонные звонки, разбирающий почту и ведущий документацию; cекретарь-референт, который взаимодействует непосредственно с руководителем, составляет график его рабочего дня, готовит необходимую информацию, контролирует выполнение сотрудниками заданий, занимается организацией командировок, переговоров, совещаний, презентаций. В иностранных фирмах или компаниях, связанных с международной деятельностью, это может быть и референт-переводчик. Высшим звеном являются офис-менеджеры и руководители секретариата, которые обеспечивают бесперебойную деятельность офиса и решают административные вопросы.

Просто секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, быть грамотным пользователем ПК, уметь обращаться с оргтехникой. Референтам этого явно недостаточно. Ко всему прочему присоединяется владение одним или двумя иностранными языками, скоростная машинопись. Без высшего образования тут явно не обойтись! В моей практике были случаи, когда толковые референты довольно быстро становились исполнительными директорами. Так что все в ваших силах. Если вы не намерены засиживаться в секретарях, то перспективы для роста здесь неограниченные, причем работа с начальником — это уже огромная практика руководства, за которую еще и платят. «Работать в непосредственном контакте с таким выдающимся человеком уже само по себе было огромное счастье. У него было чему поучиться», — сказал мне как-то бывший секретарь директора одного НИИ, ныне академик.

Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф — живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты — исправьтесь, если шеф был несправедлив — поверьте, что он умен и сам разберется в этом.

Ваша задача — помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память — все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта… Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет.

Есть ли у вас организаторские способности? Увы, тут тоже все не так просто: от вас не должна укрыться ни одна мелочь. К примеру, при организации совещания для каждого его участника требуется подготовить нужные документы, проверить не только наличие бумаги и авторучек, но и количество стульев или кресел, а также свежего воздуха в помещении. Как-то один руководитель-самодур вошел в зал заседаний, когда совещание уже практически заканчивалось, и с возмущением заявил: «Как тут отвратительно пахнет!» Секретарь не удержался и ответил: «До вашего прихода такого безобразия не было». Слава богу, шеф мог слушать только себя, а то бы его помощнику крупно досталось.

Постарайтесь с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета — и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы — за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда!

Во многих объявлениях о вакансиях секретарей упоминается такое качество, как стрессоустойчивость. Это очень важно. К сожалению, довольно часто приходится видеть, как секретарши выходят из кабинетов своих начальников с глазами, полными слез.

Часто выводят из себя докучающие посетители или клиенты, которые хотят общаться только с руководством. Найдите свой способ быстро успокаиваться и не принимать обидные слова близко к сердцу. В одном офисе я наблюдала, как референт после нелегкого разговора крутил в руках китайские металлические шарики для медитации. Помните: когда нас бьют, мы от этого только крепчаем. В следующий раз заявление подобного рода не вызовет столь бурной реакции, уверяю вас. Хотя лучше не повторять уже совершенных ошибок. Помимо работы у вас обязательно должны быть и другие, непременно приятные занятия: к примеру, аэробика, катание на сноуборде, курсы вождения автомобиля, икебана или бисероплетение. Не зацикливайтесь на службе. Вы должны иметь здоровый и приветливый вид всегда, чтобы ни произошло.

Кстати, о внешности. Как писал небезызвестный Cирил Норткот Паркинсон: «Серьезный консультант мгновенно определяет достоинства учреждения по внешнему виду работающих там женщин. Если управляющий не способен найти себе привлекательную секретаршу, он наверняка ни на что не способен». Ведь приятная наружность — одно из должностных требований вакансии секретаря. Это не значит, что нужно принести сертификат соответствия мировым стандартам красоты или справку о том, что вы выступали на конкурсе «Мисс Вселенная» и заняли там одно из первых мест. Отнюдь нет. Хороший внешний вид — это прежде всего чистота и аккуратность. Обязательно повесьте в свой рабочий шкафчик сменный костюм и свежую блузку, а также всегда имейте запасную обувь и непременно колготки! Предусмотрительность никогда не помешает. Пятно кофе на одежде или дырка на чулке могут испортить не только настроение, но и впечатление об офисе. Секретарь всегда на виду. Тщательно подбирайте свой гардероб: лучше три дорогих строгих немнущихся костюма, чем тридцать три вычурные вещи кричащей расцветки, купленные на ближайшем рынке по сходной цене.

Что нужно, чтобы претендовать на должность секретаря?

Даже если у вас мало одежды, старайтесь чередовать ее каждый день. Отдавайте предпочтение однотонным изделиям, тщательно подберите аксессуары (например, трехцветный шейный платок). Не обвешивайте себя как новогоднюю елку — максимально допустимы только три украшения вместе! Ни в коем случае не носите символ веры или кулон на тонкой цепочке поверх одежды (особенно шерстяной), это не принято. Секретарю необходима удобная строгая обувь на небольшом каблуке и сдержанный макияж. Чтобы подчеркнуть деловой вид, смените дамскую сумочку на атташе-кейс. Позаботьтесь и о фирменных деловых канцелярских принадлежностях, таких как ежедневник, ручка, калькулятор. Наше естественное желание нравиться не должно выходить за рамки должностных обязанностей, потому что, как писал один польский журнал, девушки, которые знают орфографию действительно хорошо, не носят слишком коротких юбок.

И еще о перешедшей уже в анекдоты так называемой секретарской доступности. Исследователи данной проблемы заметили, что большинство сексуальных домогательств совершено по вине самой жертвы. Не провоцируйте руководителя своим поведением (расслабленные позы, томные взгляды, нога на ногу), одеждой (неуместные вырезы, короткие юбки, обтягивающие брюки), словами (пошлости, намеки, имеющие двойной смысл, вульгарность). Берегите свое достоинство и репутацию. Карьеры в постели начальника никогда не сделаешь… Только в случае крайней необходимости говорите с шефом о личном, решительно отметайте все приглашения, не связанные с работой. Пусть ваш начальник прямо или косвенно знает, что за вас есть кому заступиться. Вы не должны допускать даже мыслей о связи с начальником. Если же получилась какая-либо неловкая, даже двусмысленная ситуация — отделайтесь шуткой. Смех разряжает обстановку. И твердо запомните: ваше предназначение в другом, вы secretarius, что в переводе означает «доверенное лицо».





Главная сайта || Как определить свою будущую профессию? || Зачем нужен стаж работы? || Статьи о работе и бизнесе ||

Практика использования в России видеособеседования || Дефицит рабочей силы и заявки работодателей || На что может рассчитывать новый предприниматель? || Кредитные средства по Указу "О некоторых мерах государственной поддержки малого предпринимательства" || Секреты современного мерчендайзинга || Фермерский бизнес в Законе "О крестьянском (фермерском) хозяйстве || История ломбардов и их финансовая деятельность || Идеи бизнеса для современных белорусок || Список самых востребованных профессий || Современные тематики для копирайтинга || Как научиться любить работу? || Несколько проверенных вариантов заработка через Интернет || Варианты заработка в декрете (online и offline) || Рекомендации по карьерному росту || С чем ассоциируется работа продавца-консультанта? || Современный менеджер по Antal Russia || Профессия менеджер для простых смертных || Типы рабочего темперамента || Пять типов склочных сотрудников || Открытие Интернет-магазина и ошибки || Интерес к работе у каждого свой || Классические задачи в тайм-менеджменте || Оптимизм и пессимизм в карьере современного человека || Истинное лидерство сотрудников и мифы || Переговоры. Подготовка и проведение || Как сделать карьерный рывок в неблагоприятных рыночных условиях? || Карьерный рост современного человека в возрасте || Как чувствовать себя счастливым на работе || Профессия менеджер по продажам как состояние души || Организация своего дела на перспективу || Риски при удаленной занятости || Частые командировки и карьера || Женские профессии с неконфликтным общением || Нюансы при приеме на работу сотрудников без опыта || Как справиться с кризисом при депрессии на работе? || Профессия бармен как кудесник || Почему торгового представителя ноги кормят? || Торговля на улице с лотка как низкий уровень торговой иерархии || Профессия хэдхантер в российском секторе рынка executive search || Остродефицитная профессия - печатник || Что нужно, чтобы претендовать на должность секретаря? || Должностные обязанности специалиста по кадрам || Карьера в рекламе современного россиянина || Нужны ли журналистские задатки в профессии журналист || Профессия логистик. В чем состоят обязанности || Профессия профессиональный менеджер с баснословными заработками || Профессия юриста в России || Профессия переводчик на Российском рынке труда || Профессия бухгалтер с высокой оплатой труда || Как устроится на работу в семьях || Классификация секретарских должностей || Как получить должность швейцара || Какими качествами должен обладать фрилансер, чтобы добиться успеха? || Профессия рекрутер и доход современного вербовщика || Профессия секретарь. Его обязанности и зарплата || Как найти работу помощника руководителя или секретаря || Как найти работу в финансовой сфере || Профессия водитель. Его специфика и зарплата || Профессии инженерно-технических специалистов || Как иногородним начать столичную карьеру || Должность Инспектор отдела кадров. Функции, зарплата || Функции начальника на работе и их разделение между разными лицами || Профессия товаровед. Где может работать? || Профессия сомелье. Как научиться этой работе? || Профессия Специалист по PR. Как работать в этой сфере? || Классификация начальников и как к ним приспособиться || Профессия крупье. В чем суть работы? || Имидж менеджера в современном российском капитализме || Профессия брэнд-менеджер и его профессиональные функции || Профессия продавец, менеджер. В чем он должен разбираться? || Профессия таможенный брокер и нормативные акты || Профессия риэлтер и его положение на рынке труда || Профессия маркетолог (специалист по маркетингу). Обязанности || Профессия Технолог ателье. Обязанности и особенности || Профессия коммивояжер. Особенности, зарплата || Общественная потребность в профессии риелтора || Новые профессии и специализации на рынке информационных услуг || Как выбрать необходимую профессию? || Профессия архитектор на российском рынке труда || Как в России решаются проблемы профориентации || Виды профессий. Кто чем занимается || Профессия аудитор на российском рынке труда || Профессия торговый агент на российском рынке труда || Средний менеджмент в российской экономике || Учеба будущих предпринимателей и цели бизнеса || Как правильно сориентироваться при выборе будущей специальности || Как получить работу в супермаркете с высокой зарплатой || Фармацевтический рынок России. Какие там вакансии? || Профессия IT-специалист. Заработки в России || Профессия мерчандайзер с продвижением по карьерной лестнице || Идея бизнес туризма в мировой практике || Продукция Орифлейм со шведской косметикой в Украине || Как получить деньги для дальнейшего вложения в бизнес || Как построить бизнес и заработать деньги на изготовлении кулонов? || Как заработать деньги в сети на собственном блоге или сайте? || Как открыть максимально прибыльный бизнес в России? || Перспективы технологий домашнего бизнеса || Формы домашнего малого бизнеса в России || Актуальность идеи дополнительного заработка в нашей стране || Кто Вам нужен: учитель или наставник в бизнесе? Как разрулить ситуацию? || Как достичь успеха в онлайновом информационном бизнесе?  || Формула толкования достойной цены на информационные товары || Репутация в Интернет-бизнесе российского предпринимателя || План по раскрутке себя. Основные моменты || Советы по эффективной самораскрутке, чтобы привлечь клиентов || Визитки как заменители большинства документов для бизнесменов || История визиток в России || SEO копирайтинг: достоинства, недостатки, для кого подходит || Информационный мусор или качественный продукт. Как обезопасить себя?  || Проблемы начинающих INTERNET-бизнесменов || Как повысить уровень продаж своего товара?  || Паблишенг как самый легкий вид бизнеса. Почему? || Искусство написания рекламного листа. Как сконструировать продающий текст? || Существует ли 100%-ная защита информации в Интернете?  || Три задачи для превращения идеи в информационный товар || Как написать Вашу первую электронную книгу? || Как поднять качество цифрового товара в современном Рунете? || Как новичку написать электронную книгу? Что придется делать? || Раздражающие и отпугивающие факторы от наших инофрмационных товаров || Как быстро и просто привлечь внимание к собственной статье! || Психология рекламы. Будьте конкретны || Копирайтерский ключ к вашему успеху || Как писать статьи, чтобы заказчик покупал несколько статей? || Эффективна ли Ваша реклама? Сверьтесь с Джоном Кейплсом || Тактика общения с сомневающимся клиентом || Как добиться ощутимого заработка на Forex? || Российское виртуальное предпринимательство. Проблемы || Как процедура транслитерации регламентируется ГОСТом? || Как толкаться с группой конкурентов на Российском рынке продаж? || 10 причин, по которым клиенты не делают у Вас повторных покупок || Фундаментальные принципы по которым нужно эксплуатировать свой сайт || Шаги в онлайн бизнесе для успешных продаж || Как манимейкеры создают дефицит? || Цели начинающего Интернет предпринимателя || О работе аферистов в Интернете || Заработок на возникших вопросах и проблемах новичков в бизнесе || Почему не оплачиваются счета у интернет-предпринимателей? || Что ищут российские пользователи в зарубежной части сети? || Как информировать клиентов о новых товарах, скидках, новостях? || Чтобы бизнес возвращал вложенные деньги с окупаемостью || Спам в современном Рунете || Индивидуальная адресная рассылка в современном Рунете || Почему люди хоронят свой бизнес в Интернете? || МЛМ в современном Рунете || Что предпочтительнее в сетевом бизнесе? || Сетевые пирамиды в современном Рунете || Спонсоры для сетевого бизнеса в современном Рунете || Алфафит сетевого маркетинга в современном Рунете || Успех сетевого бизнеса в современном Рунете || Насколько совместимы понятия: любовь и MLM? || Что такое сетевой маркетинг в Рунете? Суть бизнеса || Женские качества, которые важны для построения бизнеса в сетевом маркетинге || Сетевой бизнес в Рунете - не пирамида || Страх в сетевом маркетинге || Доставка сообщений пользователям Рунета через mail.ru || Из чего складывается удовольствие от трудовой деятельности? || Коворкинг как совместная работа. Почему идею поддержали фрилансеры? || Карьера невидимки (домохозяйки). Как почувствовать себя самодостаточной? || Золотая жила у женщин. Как они её открыли и разработали? || Какие особенности имеет работа на дому? || Почему мужчины не приемлют «матриархат» на работе? || Подхалимаж как понятие внепрофессиональное, внеклассовое || Критерии и совесть современного адвоката || Повышенная профессиональная ответственность как полезная «вещь» || Способы преодоления страха от потери работы || Варианты уступок ипотечным заемщикам у банков || Новая работа как суровое испытание || Нелегкая доля женщины-феминистки в построении карьеры || Нелегкая доля менеджера по работе с клиентами || Варианты отношений с руководством на работе || Карьера или семья современной женщины || Функции современного супервайзера || Психологические черты энтузиаста по жизни || Советы как добиться увеличения зарплаты, подняться по служебной лестнице || Стереотипы по управлению карьерой в России || Зигзагообразное движение карьеры современного карьериста || Приоритеты в планировании временем || Поиск работы в соответствии с Вашими профессиональными знаниями и опытом || Вредные привычки новичка на работе, которые раздражают коллег и начальство || Ежедневный лимит времени при выполнении любого дела || По какому принципу делать выбор профессии? || Как вести свой бизнес без хронической усталости, стрессов, депрессии? || Интересные и необычные профессии в России и мире || Влияние стажа работы на пенсию и продвижение по карьерной лестнице || Трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности || Условия работы молодой мамы после выхода из декретного отпуска || Цейтнот офисного и бумажного работника || Причины для ненависти своей работы и как стать успешным человеком || Умение упрашивать начальника, чтобы добиться цели || Лидерские качества соискателя работы. Кому и зачем они нужны? || Почему подготовка к рабочему отпуску должна вестись заранее? || Как служебный роман связан с успехами и неудачами в работе || Для чего может понадобиться повышение квалификации на работе || Как разобраться в объявлениях о поисках персонала и описаниях вакансий || Условные зоны при организации рабочего места || Тимбилдинг для успешного сплочения сотрудников на работе || Представители каких профессий подвергаются профессиональной деформации? || Представители каких профессий подвержены профессиональному выгоранию || Корпоративы и ретро-вечера на работе. Темы || Когда сомнения клиента не связаны со стандартной отговоркой? || Как реагировать на вспыльчивый характер начальника? || Ошибки на собеседовании соискателя работы с работодателем || Cоветы поступающим в высшие учебные заведения. Как выбрать конкретную профессию? ||





@Mail.ru