Классификация секретарских должностей

Карьерный рост секретаря может заключаться в движении от оператора на телефоне до руководителя секретариата. Другой вариант стремлений многих секретарей — должность помощника руководителя. В некоторых компаниях преуспевшие получают руководящий пост, если хорошо разбираются в специфике деятельности организации. Например, выполняя многочисленные обязанности в небольшой компании, секретарь вправе рассчитывать на кадровые, офисные или PR-должности при расширении организации или смене места работы.

Для многих работа секретарем — возможность сориентироваться в офисной жизни и выбрать для себя что-то по вкусу. Если не лениться, всегда найдется возможность проявить себя, быть замеченным, хотя и существует мнение, что должность секретаря — карьерный тупик. Можно приводить много доводов за и против, но очевидно одно: есть люди, получающие удовольствие от работы секретаря, то есть человека, который всегда на виду, находится в курсе всех событий и является незаменимым помощником.

Стоит сразу же оговориться, что классифицировать секретарей по названиям и функциям практически невозможно, так как всегда будут иметь место расхождения либо в названиях должностей, либо в обязанностях. Действительно, секретарь — это профессия с наименее четко определенным кругом деятельности. Поэтому, несмотря на то, что каждый прекрасно знает, чем занимается секретарь, полностью перечислить все его действия довольно сложно.

Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, — все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.

Если допустить, что в компании трудится максимальное число секретарей, то работа отдела секретариата может выглядеть следующим образом.

Штат операторов на телефоне обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. В то же время от клиентов идет поток звонков, потому что фирма дает рекламу в средствах массовой информации. Эти звонки принимает секретарь на телефоне и назначает позвонившим время посещения. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн, который провожает клиентов в специальное помещение. Там внимательный офис-менеджер, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то офис-менеджер наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть хозяйственный администратор офиса, он рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров. У каждого руководителя — личный секретарь, а у руководителей высшего звена — еще и секретари-референты и личные помощники. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы, проспекты, буклеты с постоянно обновляющейся информацией, а также секретарей-делопроизводителей, занимающихся ведением документации, осуществляющих учет и архивирование. Всеми секретарскими службами заведует руководитель отдела секретариата.

И это далеко не полный список секретарских должностей! Поэтому попробуем объединить наиболее близкие специализации в некие базовые группы, чаще всего встречающиеся на практике, а именно:

Классификация секретарских должностей

• оператор на телефоне;

• секретарь на ресепшн;

• офис-менеджер;

• личный секретарь.

Приведенная здесь условная классификация хотя и претендует на полноту, все же оставляет читателям возможность дополнить ее, исходя из личных наблюдений.

Чтобы начать трудиться секретарем «с нуля», необходимо обладать некоторыми навыками, без коих можно претендовать лишь на должность оператора на телефоне. Предпочтение при приеме на работу отдают тем, кто имеет гуманитарное образование, например филологическое, лингвистическое. Хорошо, если за плечами есть курсы машинописи или делопроизводства. Несмотря на то что печатные машинки исчезли из обращения, правила составления документов никто не отменял. Если же такого образования нет, как и возможности пройти курсы, то неплохо хотя бы повысить скорость набора, воспользовавшись каким-нибудь популярным клавиатурным тренажером. Освоив слепой десятипальцевый метод и демонстрируя скорость набора в районе 200 ударов в минуту, уже удастся создать приятное впечатление о себе.

Оператор на телефоне

Это, пожалуй, самая низкооплачиваемая, но наиболее востребованная позиция из всех офисных служб. Существует масса других названий данной должности, например сотрудник, чаще сотрудница, для работы на телефоне, менеджер для ведения переговоров, диспетчер на телефоне и т. п.

В обязанности оператора на телефоне входят ответы на звонки, но чаще — обзвон потенциальных клиентов. Полный рабочий день пять дней в неделю, набирая номер за номером по обычному телефонному справочнику или базе данных, они слышат в ответ на заранее заготовленный текст фразу: «Спасибо, не надо» — это в лучшем случае. А в худшем… Невзирая ни на что, со всеми надо разговаривать корректно, объяснять доходчиво, всю информацию аккуратно записывать, систематизировать, куда-то перезванивать, отчитываться перед руководством.

Хотя в объявлении о вакансии перечислены минимальные требования: образование не ниже среднего специального, начальное знание ПК, можно без опыта работы, из личных качеств, как правило, коммуникабельность и доброжелательность. На самом деле далеко не все могут выдержать такую работу, потому что надо обладать высокой стрессоустойчивостью, позитивным отношением к жизни, терпением, дружелюбием, способностью вести переговоры, хорошей дикцией, выразительной грамотной речью, а главное, даром убеждения. Но, имея все перечисленные качества, можно было бы давно сделать карьеру! Да, но жизнь не так проста. Часто женщина, а именно к ним обращено большинство объявлений, окончив или даже не успев окончить институт, выходит замуж, рожает ребенка, а то и нескольких, и на три-пять или больше лет оказывается вне активной жизни общества. Квалификация по специальности утрачена, опыта работы нет, все знакомые давно реализовались, родственники настроены весьма скептически плюс другие проблемы, отнюдь не повышающие самооценку. Те же сложности возникают у сотрудниц государственных служб, а также у обладательниц образования, которому трудно найти применение.

Для подобных должностей нижняя возрастная граница часто составляет и 20, и 30 лет, потому что многие считают, что молодые амбициозные девушки не смогут выполнять кропотливую, монотонную работу. Верхняя возрастная граница — 40–55 лет.

Труд оператора на телефоне очень тяжелый, но на него стоит согласиться, если вы всерьез решили сделать что-то в своей карьере, если рассматриваете такую деятельность не как пожизненную каторгу, а как способ чему-то научиться, если на любые ответы реагируете спокойно и забываете все рабочие неприятности, выходя из офиса. Самое важное — правильно выбрать компанию. Но будьте осторожны, именно среди подобных объявлений размещают свою рекламу представители сетевого маркетинга. К тому же среди работодателей попадаются недобросовестные люди, которым проще уволить сотрудника, чем ему заплатить.

Чем труднее работа, тем больше «реверансов» в объявлении: и обучение у них бесплатное, и коллектив дружелюбный, и, что особенно умиляет, перспективы карьерного роста ну просто не ограничены! Подыскивая себе место, надо постараться пройти как можно больше собеседований. Эта работа не штучная, поэтому не стоит бояться, что ценную вакансию займут другие, и уже из всех предложенных условий труда выбрать наиболее приемлемые. Надо внутренне подготовиться к такой работе, не принимать на свой счет грубость и хамство, перенимать опыт более успешных коллег. Позже, оценивая свои перспективы в данном офисе, нужно подумать о следующем шаге: продвинуться до менеджера, офис-менеджера, секретаря на входящие звонки или на ресепшн или перейти в другую компанию, где найденных по обзвону клиентов не придется отдавать менеджеру, а можно вести самостоятельно.

Зарплата у оператора на телефоне — 200–300 у. е. даже с учетом всех указанных в объявлении, но весьма призрачных процентов.

Секретарь на ресепшн

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшн, рецепция, а также название самой профессии — ресепшенист. Изначально такие должности, как и сами стойки администратора, существовали только в гостиницах и салонах красоты. Теперь во многих офисах, где ведут активную работу с посетителями, необходим такой человек. Схожие обязанности у диспетчера, дежурного секретаря, секретаря на телефоне и т. д.

Секретарь на ресепшн обычно выполняет работу секретаря на телефоне, то есть отвечает на входящие звонки, регистрирует телефонограммы, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух людей, иногда секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера.

Однако если говорить именно о секретаре на ресепшн, то его обязанность — встретить посетителя и сопровождать до тех пор, пока им не сможет заняться офис-менеджер или другой сотрудник, к которому он пришел. А ресепшенист тем временем возвращается за стойку и ожидает следующего клиента. Поэтому для секретаря на ресепшн большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (до 30 лет) внешне приятных девушек. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, разумеется, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального, опять же в зависимости от контингента посетителей. А из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.

Карьера секретаря на ресепшн развивается в зависимости от стремления самой девушки. Если она имеет (или пока только получает) лингвистическое образование или образование в сфере управления, то дальше может продвигаться в карьерном плане по линии отдела кадров или секретариата, если же она обучается по профилю работы фирмы, то в дальнейшем имеет шанс занять место в числе ее сотрудников или менеджеров. Поэтому первоначальная зарплата составляет около 300 у. е. без знания (или без применения) иностранных языков и 500 у. е. с применением знания иностранного языка.

Не всем удается сразу же сделать стремительную карьеру, не каждый умеет перепрыгивать через головы, а иногда шагать по ним. Добиться своей цели возможно, передвигаясь и маленькими шажками, за каждый из которых потом не будет стыдно. Вкладывая в работу максимум старания, достигают многого, а что будет стартом — телефон или административная стойка — не так уж важно.





Главная сайта || Как определить свою будущую профессию? || Зачем нужен стаж работы? || Статьи о работе и бизнесе ||

Практика использования в России видеособеседования || Дефицит рабочей силы и заявки работодателей || На что может рассчитывать новый предприниматель? || Кредитные средства по Указу "О некоторых мерах государственной поддержки малого предпринимательства" || Секреты современного мерчендайзинга || Фермерский бизнес в Законе "О крестьянском (фермерском) хозяйстве || История ломбардов и их финансовая деятельность || Идеи бизнеса для современных белорусок || Список самых востребованных профессий || Современные тематики для копирайтинга || Как научиться любить работу? || Несколько проверенных вариантов заработка через Интернет || Варианты заработка в декрете (online и offline) || Рекомендации по карьерному росту || С чем ассоциируется работа продавца-консультанта? || Современный менеджер по Antal Russia || Профессия менеджер для простых смертных || Типы рабочего темперамента || Пять типов склочных сотрудников || Открытие Интернет-магазина и ошибки || Интерес к работе у каждого свой || Классические задачи в тайм-менеджменте || Оптимизм и пессимизм в карьере современного человека || Истинное лидерство сотрудников и мифы || Переговоры. Подготовка и проведение || Как сделать карьерный рывок в неблагоприятных рыночных условиях? || Карьерный рост современного человека в возрасте || Как чувствовать себя счастливым на работе || Профессия менеджер по продажам как состояние души || Организация своего дела на перспективу || Риски при удаленной занятости || Частые командировки и карьера || Женские профессии с неконфликтным общением || Нюансы при приеме на работу сотрудников без опыта || Как справиться с кризисом при депрессии на работе? || Профессия бармен как кудесник || Почему торгового представителя ноги кормят? || Торговля на улице с лотка как низкий уровень торговой иерархии || Профессия хэдхантер в российском секторе рынка executive search || Остродефицитная профессия - печатник || Что нужно, чтобы претендовать на должность секретаря? || Должностные обязанности специалиста по кадрам || Карьера в рекламе современного россиянина || Нужны ли журналистские задатки в профессии журналист || Профессия логистик. В чем состоят обязанности || Профессия профессиональный менеджер с баснословными заработками || Профессия юриста в России || Профессия переводчик на Российском рынке труда || Профессия бухгалтер с высокой оплатой труда || Как устроится на работу в семьях || Классификация секретарских должностей || Как получить должность швейцара || Какими качествами должен обладать фрилансер, чтобы добиться успеха? || Профессия рекрутер и доход современного вербовщика || Профессия секретарь. Его обязанности и зарплата || Как найти работу помощника руководителя или секретаря || Как найти работу в финансовой сфере || Профессия водитель. Его специфика и зарплата || Профессии инженерно-технических специалистов || Как иногородним начать столичную карьеру || Должность Инспектор отдела кадров. Функции, зарплата || Функции начальника на работе и их разделение между разными лицами || Профессия товаровед. Где может работать? || Профессия сомелье. Как научиться этой работе? || Профессия Специалист по PR. Как работать в этой сфере? || Классификация начальников и как к ним приспособиться || Профессия крупье. В чем суть работы? || Имидж менеджера в современном российском капитализме || Профессия брэнд-менеджер и его профессиональные функции || Профессия продавец, менеджер. В чем он должен разбираться? || Профессия таможенный брокер и нормативные акты || Профессия риэлтер и его положение на рынке труда || Профессия маркетолог (специалист по маркетингу). Обязанности || Профессия Технолог ателье. Обязанности и особенности || Профессия коммивояжер. Особенности, зарплата || Общественная потребность в профессии риелтора || Новые профессии и специализации на рынке информационных услуг || Как выбрать необходимую профессию? || Профессия архитектор на российском рынке труда || Как в России решаются проблемы профориентации || Виды профессий. Кто чем занимается || Профессия аудитор на российском рынке труда || Профессия торговый агент на российском рынке труда || Средний менеджмент в российской экономике || Учеба будущих предпринимателей и цели бизнеса || Как правильно сориентироваться при выборе будущей специальности || Как получить работу в супермаркете с высокой зарплатой || Фармацевтический рынок России. Какие там вакансии? || Профессия IT-специалист. Заработки в России || Профессия мерчандайзер с продвижением по карьерной лестнице || Идея бизнес туризма в мировой практике || Продукция Орифлейм со шведской косметикой в Украине || Как получить деньги для дальнейшего вложения в бизнес || Как построить бизнес и заработать деньги на изготовлении кулонов? || Как заработать деньги в сети на собственном блоге или сайте? || Как открыть максимально прибыльный бизнес в России? || Перспективы технологий домашнего бизнеса || Формы домашнего малого бизнеса в России || Актуальность идеи дополнительного заработка в нашей стране || Кто Вам нужен: учитель или наставник в бизнесе? Как разрулить ситуацию? || Как достичь успеха в онлайновом информационном бизнесе?  || Формула толкования достойной цены на информационные товары || Репутация в Интернет-бизнесе российского предпринимателя || План по раскрутке себя. Основные моменты || Советы по эффективной самораскрутке, чтобы привлечь клиентов || Визитки как заменители большинства документов для бизнесменов || История визиток в России || SEO копирайтинг: достоинства, недостатки, для кого подходит || Информационный мусор или качественный продукт. Как обезопасить себя?  || Проблемы начинающих INTERNET-бизнесменов || Как повысить уровень продаж своего товара?  || Паблишенг как самый легкий вид бизнеса. Почему? || Искусство написания рекламного листа. Как сконструировать продающий текст? || Существует ли 100%-ная защита информации в Интернете?  || Три задачи для превращения идеи в информационный товар || Как написать Вашу первую электронную книгу? || Как поднять качество цифрового товара в современном Рунете? || Как новичку написать электронную книгу? Что придется делать? || Раздражающие и отпугивающие факторы от наших инофрмационных товаров || Как быстро и просто привлечь внимание к собственной статье! || Психология рекламы. Будьте конкретны || Копирайтерский ключ к вашему успеху || Как писать статьи, чтобы заказчик покупал несколько статей? || Эффективна ли Ваша реклама? Сверьтесь с Джоном Кейплсом || Тактика общения с сомневающимся клиентом || Как добиться ощутимого заработка на Forex? || Российское виртуальное предпринимательство. Проблемы || Как процедура транслитерации регламентируется ГОСТом? || Как толкаться с группой конкурентов на Российском рынке продаж? || 10 причин, по которым клиенты не делают у Вас повторных покупок || Фундаментальные принципы по которым нужно эксплуатировать свой сайт || Шаги в онлайн бизнесе для успешных продаж || Как манимейкеры создают дефицит? || Цели начинающего Интернет предпринимателя || О работе аферистов в Интернете || Заработок на возникших вопросах и проблемах новичков в бизнесе || Почему не оплачиваются счета у интернет-предпринимателей? || Что ищут российские пользователи в зарубежной части сети? || Как информировать клиентов о новых товарах, скидках, новостях? || Чтобы бизнес возвращал вложенные деньги с окупаемостью || Спам в современном Рунете || Индивидуальная адресная рассылка в современном Рунете || Почему люди хоронят свой бизнес в Интернете? || МЛМ в современном Рунете || Что предпочтительнее в сетевом бизнесе? || Сетевые пирамиды в современном Рунете || Спонсоры для сетевого бизнеса в современном Рунете || Алфафит сетевого маркетинга в современном Рунете || Успех сетевого бизнеса в современном Рунете || Насколько совместимы понятия: любовь и MLM? || Что такое сетевой маркетинг в Рунете? Суть бизнеса || Женские качества, которые важны для построения бизнеса в сетевом маркетинге || Сетевой бизнес в Рунете - не пирамида || Страх в сетевом маркетинге || Доставка сообщений пользователям Рунета через mail.ru || Из чего складывается удовольствие от трудовой деятельности? || Коворкинг как совместная работа. Почему идею поддержали фрилансеры? || Карьера невидимки (домохозяйки). Как почувствовать себя самодостаточной? || Золотая жила у женщин. Как они её открыли и разработали? || Какие особенности имеет работа на дому? || Почему мужчины не приемлют «матриархат» на работе? || Подхалимаж как понятие внепрофессиональное, внеклассовое || Критерии и совесть современного адвоката || Повышенная профессиональная ответственность как полезная «вещь» || Способы преодоления страха от потери работы || Варианты уступок ипотечным заемщикам у банков || Новая работа как суровое испытание || Нелегкая доля женщины-феминистки в построении карьеры || Нелегкая доля менеджера по работе с клиентами || Варианты отношений с руководством на работе || Карьера или семья современной женщины || Функции современного супервайзера || Психологические черты энтузиаста по жизни || Советы как добиться увеличения зарплаты, подняться по служебной лестнице || Стереотипы по управлению карьерой в России || Зигзагообразное движение карьеры современного карьериста || Приоритеты в планировании временем || Поиск работы в соответствии с Вашими профессиональными знаниями и опытом || Вредные привычки новичка на работе, которые раздражают коллег и начальство || Ежедневный лимит времени при выполнении любого дела || По какому принципу делать выбор профессии? || Как вести свой бизнес без хронической усталости, стрессов, депрессии? || Интересные и необычные профессии в России и мире || Влияние стажа работы на пенсию и продвижение по карьерной лестнице || Трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности || Условия работы молодой мамы после выхода из декретного отпуска || Цейтнот офисного и бумажного работника || Причины для ненависти своей работы и как стать успешным человеком || Умение упрашивать начальника, чтобы добиться цели || Лидерские качества соискателя работы. Кому и зачем они нужны? || Почему подготовка к рабочему отпуску должна вестись заранее? || Как служебный роман связан с успехами и неудачами в работе || Для чего может понадобиться повышение квалификации на работе || Как разобраться в объявлениях о поисках персонала и описаниях вакансий || Условные зоны при организации рабочего места || Тимбилдинг для успешного сплочения сотрудников на работе || Представители каких профессий подвергаются профессиональной деформации? || Представители каких профессий подвержены профессиональному выгоранию || Корпоративы и ретро-вечера на работе. Темы || Когда сомнения клиента не связаны со стандартной отговоркой? || Как реагировать на вспыльчивый характер начальника? || Ошибки на собеседовании соискателя работы с работодателем || Cоветы поступающим в высшие учебные заведения. Как выбрать конкретную профессию? ||





@Mail.ru