Сканеры и документооборот
Зачем в офисе нужен сканер.
Офисная работа за последние годы не сильно изменилась. Однако понятие документооборота претерпело сильные изменения. Существуют офисы, в которых на бумаге существуют только бухгалтерские документы. Даже если ваш офис не планирует стать «офисом будущего», сканер необходим. Это позволит сделать работу более продуктивной. Отсканировать входящий документ и отправить его по электронной почте займет минуту. Отсканированный документ не потеряется в ворохе бумаг или под горой папок. При правильной организации хранения и создания резервных копий документ будет храниться долгие годы без опасности быть утерянным. Однако вначале необходимо решить какой сканер выбрать.
Что выбрать - МФУ или сканер?
Для сканирования вы можете выбрать как МФУ, так и дискретный сканер (являющийся отдельным устройством). У каждого из них есть ряд преимуществ. Если у вас нет высоких требований к качеству отсканированных изображений, если для вас не существенны те секунды, на которые отдельный сканер сканирует быстрее (а если в МФУ стоит листопротяжный* сканер, то еще неизвестно на чьей стороне будет преимущество в скорости), боле оправданной будет покупка МФУ. Также МФУ со встроенной сетевой картой дает вам возможность сканировать по сети, что у вас не получится на обычном сканере без доустановки специального ПО. Если у вас еще нет факса и принтера, то учтите - купить одно хорошее МФУ будет стоить дешевле покупки принтера, сканера и факса по отдельности. Однако если МФУ сломалось, то существует вероятность, что вы в один момент останетесь без сканера, принтера и факса. Если один из сотрудников отправил на печать, то отсканировать документ на МФУ будет возможно лишь после завершения печати. Если сканирование является операцией, которую сотрудник выполняет постоянно и в большом объеме, гораздо целесообразнее купить хороший скоростной сканер с листопротяжным механизмом. Не проблема найти дискретный (отдельный сканер) с поддержкой форматов более А4 (Для МФУ А4 является максимальным форматом). Профессиональные модели дискретных сканеров дадут вам возможность сканировать с качеством выше среднего. Так что, если покупаете сканер дизайнеру, купите нормальный планшетник.
Важность правильного выбора.
Дизайнер, ждущий пока другой сотрудник распечатает кучу документов, чтобы потом отсканировать буклет с качеством, которое ему изначально вряд ли подойдет. Доведенный до белого каления сотрудник, к которому все подходят с просьбой отсканировать документ, т.к. именно к его компьютеру подключен планшетный сканер. Девочка, которая через каждые 5 секунд открывает планшетный сканер, кладет туда документ, закрывает крышку сканера, сканирует, открывает крышку опять, кладет другой лист бумаги, и так весь день, вместо того, чтобы вставить пачку документов в листопротяжный сканер и выполнить всю работу, занимающую у нее день, за пару часов. Поверьте, у наших сотрудников богатый опыт по обслуживанию компьютеров в разных организациях и подобных примеров каждый из них может привести немало. Поэтому отнеситесь к выбору сканера со всей серьезностью, а лучше - доверьте это профессионалам.
* По типу работы сканеры подразделяются на ручные, листопротяжные, барабанные (или рулонные) и планшетные. Рулонные сканеры применяются на промышленных установках, ручные - для сканирования штрихкодов в розничных магазинах и на складах. В офисных условиях чаще всего используются планшетные и листопротяжные сканеры. И планшетные, и листопротяжные сканеры имеют одну и ту же схему работы: фотоэлемент, выполненный на базе матрицы ССD (как в цифровых фотоаппаратах или видеокамерах), перемещается по носителю, с которого производится сканирование. Носитель при этом подсвечивается лампой, от ее спектра излучения зависит качество цветопередачи, а от надежности - срок службы сканера. Отличие между планшетным и листопротяжным механизмом сканирования заключается в том, что при планшетном расположении сенсор и лампа двигаются относительно сканируемого изображения, а при протягивании листа оригинал двигается относительно сканирующего элемента. Соответственно, планшетные сканеры применяются в тех случаях, когда необходимо получить максимальное качество цифровой копии или отсканировать твердый носитель, на пример книгу. Листопротяжные сканеры позволяют автоматически сканировать большое количество гибких носителей. Многие модели сканеров совмещают оба подхода путем оснащения планшетного сканера модулем автоматической подачи