Визитки получили широкое распространение в Европе и США. В странах Азии - таких, как Япония, Китай, Корея и Гонконг, визитные карточки в большинстве случаев заменяют собой большинство документов.
Кстати, обмениваясь визитками с японским партнером, ни в коем случае не запихивайте поданную вам визитку в карман и не убирайте сразу в свою визитницу. Внимательно рассмотрите визитку, прочитайте, вежливо поблагодарите и во время разговора положите перед собой. Японцы очень ревниво относятся к собственной персоне, и если вы не уделите должного внимания визитке своего собеседника, он может подумать, что вы его абсолютно не интересуете, и воспримет ваши действия как оскорбление.
Основное назначение визитных карточек - представление официальных и деловых лиц при первой встрече. Кроме того, они используются для информирования тех партнеров, в контакте с которыми вы заинтересованы.
Визитные карточки - это своего рода заочное представление (поскольку визитку необязательно вручать лично), мягкая, ненавязчивая форма проявления вашего интереса к адресату.
Визитная карточка может стать вашим лицом.
С чего начинается деловое знакомство? Обычно с представления сторон друг другу. А что обычно следует за этим? Вслед за этим стороны обмениваются визитными карточками - некими представительскими документами, которые дают весьма полные сведения о том или ином человеке.
Обмен визитками символизирует начало. Начало делового сотрудничества, обозначение неких перспектив в деятельности только что встретившихся людей. Сегодня деловые контакты без подобных церемоний практически невозможны. Вручение визитки или обмен ими - не просто необходимость, это определенный ритуал, говорящий о серьезности намерений и просто о хорошем воспитании, которое в данном случае проявляется в уважении к собеседнику. Сложно представить себе ситуацию, когда современные деловые люди объясняют друг другу " на пальцах" свои должности, полномочия, имена и фамилии. А если такое и случается, то можно с большой уверенностью говорить о том, что те, кто так поступает, не имеют отношения к миру бизнеса и деловыми при всем желании их не назовешь.
Визитные карточки появились в нашем деловом мире сравнительно недавно. Хотя говорить, что они пришли к нам, как и многое другое, с Запада, было бы неверно. В дореволюционной России визитные карточки были частью светского этикета. Гость, явившийся в благородный дом, через лакея передавал хозяину свою визитную карточку, и от того, что на ней было написано, зависело, будет он принят или нет. Посетителям, визиток не имеющим, во встрече могло быть отказано сразу: наличие визитной карточки говорило о социальном статусе владельца и его финансовом положении - хорошие визитки стоили недешево.
Визитки печатаются на плотной белой бумаге или тонком картоне в форме небольшого прямоугольника с текстом на русском языке, а на обороте - на английском, французском или языке страны пребывания.
В визитке максимально полно указывается должность, реальная сфера интересов, полномочия. Кроме того, должны быть указаны почтовый адрес фирмы, номер телефона, факса и телефакса, номер пейджера или иного персонального средства связи. Должен быть указан также и телефон вашего секретаря.
Не забывайте, что визитная карточка - это то, что ваш собеседник, возможно, будет потом анализировать. А раз так, то наличие двух или трех телефонов говорит о солидности фирмы, которая располагает большим штатом сотрудников. Если фирма владеет собственным зданием - это признак финансовой прочности. Правда, если компания арендует этаж шикарной высотки в центре города - это одно, а если она ютится где-то на задворках, хотя и в собственном доме, - это другое.
Наличие внутренних телефонных линий говорит о собственном коммутаторе, что свидетельствует о многочисленном персонале, а значит, и о солидности фирмы. Кроме того, ваш партнер, вероятнее всего, обратит внимание и на качество бумаги, и на дизайн визитной карточки, поэтому на всем этом не следует экономить.
Существует множество видов визиток.
Назовем самые распространенные.
Стандартная визитная карточка. Фамилия, имя и отчество в ней печатаются прописным шрифтом, должность - строчными буквами. Обычно принято указывать адрес фирмы, рабочие и домашний телефоны, факс и телефакс. Этот вид карточек используется при состоявшемся знакомстве.
Карточка для представительских целей. В такой карточке указываются лишь адрес и телефон фирмы. Когда вам вручают такую визитку, скорее всего, ее владелец не настроен на продолжение контакта. Дурной тон просить его подписать на ней свои координаты: если бы он хотел их оставить, то вручил бы вам другую визитку. Представительскую карточку можно получить и от уже хорошо известного вам лица - как приложение к подарку или сувениру. В данном случае подробных координат на карточке не требуется, поскольку тот человек, который присылает подарок, надеется, что его данные вам хорошо известны.
Карточка фирмы. Используется для поздравления от имени фирмы или компании. Скажем, под Новый год вы вполне можете получить какой-то забавный подарок от своих работодателей с вложенной в него визиткой фирмы. На визитной карточке принято проставлять некоторые надписи. Помещаются они, как правило, в левом нижнем углу, который для этого оставляется девственно чистым.
Конечно же, подписывать свои визитки совершенно необязательно, однако неплохо знать, что обозначают те или иные сокращения, которые оказались на визитке вашего потенциального партнера. Обычно это латинские литеры -- сокращение от французских терминов. Ведь, как известно, именно французы сильно потрудились, вольно или невольно, создавая правила этикета.
Итак...
Если на вашей визитке стоят две буковки p.r. - значит, приславший визитку благодарит вас, а уж за что, придется вспоминать вам самим.
Литеры p.f. обозначают поздравление, p.p. - заочное представление,
p.p.c. - прощание в связи с окончательным отъездом, когда прощальный визит не наносится,
p.c. - выражение соболезнования.
Все вышеозначенное - международная система, понятная в любой цивилизованной стране. В менее официальных случаях на визитке можно сделать надпись на русском языке типа "с наилучшими пожеланиями".
При встрече первым вручает свою визитку тот, чей ранг или должность ниже. Если же встретились две равновеликие "звезды", визитную карточку вручает младший по возрасту. Если же и возраст у деловых партнеров примерно одинаковый, то, видимо, первым предложит свою визитку... самый вежливый.
Если же вы вдруг оказались где-нибудь в далеком Париже или туманном Лондоне, или иностранец приехал к вам в Нижний Новгород, то в первом случае сначала визитку должны вручить вам, а в последнем - вы. То есть радушный хозяин всегда побеспокоится о правилах этикета и не оставит своего гостя в неведении по поводу своего имени или занимаемой должности. Особенно строго этих правил придерживаются в азиатских странах, а конкретно - в Японии и Корее.
Лучше всего вручать визитную карточку лично. Этим вы продемонстрируете не только хорошие манеры и приличное воспитание, но и знание делового этикета. При обмене визитками следует легко поклониться друг другу, приняв карточку, прочитать вслух имя партнера, дабы выяснить все неясности с правильным произношением и ударением, уточнить должность и положение.
Американцы предпочитают, чтобы их называли по имени. Точно такие же нравы на пятом континенте - в Австралии: там даже высокопоставленные лица просят называть их запросто - Дик или Майкл. В Азии - совсем другие правила. Здесь фамильярничать не следует. Японцев лучше называть по фамилии, добавляя к ней уважительную приставку "сан" (Такамура-сан, например). Корейцев или китайцев, к примеру, следует называть не иначе как "мистер Ву". Однако и здесь бывают исключения. Скажем, в Таиланде предпочитают обращение по имени. Словом, чтобы не попасть впросак, лучше договориться о таких "мелочах" с вашими зарубежными партнерами заранее.
Во время переговоров положите визитные карточки перед собой в том порядке, в котором сидят ваши партнеры. Это поможет вам, не особенно напрягаясь, усвоить все имена и фамилии и не ошибиться в обращении к тому или другому человеку. Ни в коем случае не стоит мять, рвать визитки, делать на них какие-то надписи, использовать в качестве закладки, запихивать в карман на глазах у владельца. Это может быть расценено как неуважение, и, вполне возможно, такая мелочь значительно осложнит ваши переговоры, а то и сведет результат деловой встречи к нулю.
Существует еще много условностей и правил, связанных с вручением визиток. Все их, конечно, перечислить сложно, да и не все они, наверное, окажутся актуальными для вас. Тем не менее о самых важных мы вам напомним.
Вручать визитку следует лично, но если такой возможности нет, попробуйте воспользоваться курьерской службой или отправить визитную карточку своему партнеру почтой.
На присланную по почте или доставленную с курьером визитку отвечают аналогичным способом. Причем сделать это необходимо в течение суток со дня получения визитки.
Лучше не отвечать на присланную визитку телефонным звонком: ваш партнер может истолковать это как готовность к деловому разговору, а это может не соответствовать действительности. Чтобы не спровоцировать возникновение такой ситуации, рекомендуется ограничиться пересылкой своей визитки с благодарностью за внимание. Не принято устно благодарить за поздравление, присланное с визиткой: в этом случае обязательно присылается "ответная" карточка.
Бизнесмену рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек.