Умение правильно посчитать себестоимость своего товара дает возможность коммерческому отделу предприятия устанавливать правильную цену на товар.
Сейчас чаще всего случается, по крайней мере, это не редкость, что основным методом учета косвенных затрат предприятия является так называемый «котловой» метод. Этот метод тоже может эффективно применяться, но только в тех случаях, когда все предприятие производит один единственный товар: например происходит сборка автомобилей одной единственной модели и в строгом соответствии с поставленным планом головного предприятия. В таком случае разделить все затраты предприятия, даже не задумываясь об их природе (постоянные, переменные, прямые или косвенные) на количество произведенных единиц продукции и определить себестоимость каждого изделия не составит труда. На самом деле в таких случаях само разделение затрат на указанные группы не имеет смысла, так как все они вызваны производством только одного товара. Однако, этот метод учета базируется на той идее, что предприятие уже знает, чем ему заниматься и рынок потребителей его продукции уже давно был создан кем-то для него и у него нет поля для творчества и поиска новых товаров, освоения новых рынков и т.п. Т.е. этот метод просто не подходит для подавляющего числа независимых частных предприятий.
Точность и разумность распределения накладных расходов на единицу продукции становится важным моментом только тогда, когда компания производит разнообразную продукцию и, более того, зависит сама от себя в вопросах выпуска новых товаров и освоения новых рынков. Непреложным условием является также то, что все товары компании в этом случае производятся в одном месте на одной производственной базе. Многие крупные международные компании разносят производства комплектующих для своих основных товаров на отдельные предприятия, где уже вполне возможно на локальном уровне применять тот самый котловой метод учета расходов.
Говоря о себестоимости, прежде всего, следует ввести несколько терминов:
- Стоимость. В данном случае речь идет о стоимости материала, машинного времени или иной другой стоимости, которая возникает в самом предприятии в процессе его деятельности. Себестоимость продукции складывается из различных стоимостей.
- Маржинальная прибыль. Это разница между закупочной ценой и продажной. Применительно к производству – это разница между всеми переменными затратами на единицу продукции и продажной ценой за эту единицу.
- Выручка за период. Это все деньги предприятия, поступившие в его кассу или на расчетный счет за определенный период.
- Отгрузки за период. Это сумма всего проданного товара (не важно, оплаченного или нет) за определенный период времени. Как правило, это совокупность выставленных счетов или реализация товара (совокупность накладных на отгруженный товар).
Наиболее частая проблема, связанная с этапом создания и начала работы небольшой производственной компании – это правильное ценообразование на ее продукцию. По мере роста фирмы, выраженного в росте объемов ее деятельности, возникает потребность в увеличении штата административных работников, не вовлеченных напрямую в процесс производства, но осуществляющих важные вспомогательные функции. Далее начинается тот этап, когда фирма как бы выходит «из подполья» и несмотря на незначительный объем деятельности у нее появляются постоянные ежемесячные расходы, выраженные в зарплатах работников, стремящихся к стабильности при выборе места работы, в аренде больших площадей и пр. Владельцу дела уже становится трудно покрывать эти расходы за счет собственных средств, особенно в тех случаях, если за месяц его компания вообще ничего не произведет или не продаст. Возникает ощутимый размер накладных расходов и владельцу может не хватить собственных средств для их покрытия.
На этом этапе управляющего новоиспеченной фирмы подстерегают серьезные проблемы. В первую очередь, нужно постоянно чем-то загружать свою организацию. Для этого приходится брать не всегда выгодную работу или продавать по самым низким рыночным ценам, на грани окупаемости прямых затрат. Владелец начинает действовать по принципу продал с наценкой, покрывающей стоимость материалов, и слава Богу. Это может стать привычным делом для руководителя, и в конкурентной среде компания слабеет со временем, так как ценовой прессинг растет, а отсутствие порядка в управлении себестоимостью своей продукции приводит в конечном счете к снижению прибыли и к увеличению долгов перед поставщиками, вплоть до полного прекращения деятельности компании.
Кроме этого, руководителю нужно внимательнее следить за регулярностью поступлений оплат от своих клиентов, иначе есть риск, что компании не хватит собственного оборотного капитала, и она будет вынуждена занимать под проценты деньги для пополнения оборотных средств, что увеличит себестоимость продукции.
Таким образом, действовать по принципу «окупил материалы и чуть заработал и хорошо на этом» в течение длительного времени (более 2-х лет) крайне не желательно, так как в конкурентной среде, в условиях тенденции на обострение ценовой конкуренции, это приведет к ошибкам в ценообразовании и постепенному уходу компании с рынка. Вообще следить за расходами в компании и за ее внутренней организацией руководителя лучше всего заставляет работа в условиях падающего или сокращающегося рынка. Если рынок сбыта постоянно растет и дешевое кредитование является доступным, то руководители перестают следить за качеством своего управления и многие их ошибки нивелируются внешними условиями. Кризис 2008-09 годов показал опасность такого положения для небольших фирм с ограниченными ресурсами… Следует помнить, что живучесть фирмы зависит прежде всего от ее внутренней организации, чем от внешних условий.
Прежде всего следует определить, какие бывают издержки.
1. Все издержки предприятия по природе их возникновения и влиянию на себестоимость продукции можно условно разделить на прямые и косвенные. Прямые – это те издержки, которые связаны напрямую с процессом производства: сырьевые материалы, оплата труда рабочих, кто непосредственно связан с производством, стоимость машинного времени, энергии на ед.продукции, амортизационные отчисления, тара и упаковка и др. Косвенные издержки – это те издержки, которые не связаны напрямую с процессом производства. Среди последних могут быть зарплаты менеджеров, бухгалтеров, расходы на содержание офиса, расходы на рекламу, аренда, услуги связи, интернет и т.п.
2. По тому, как возникающие издержки зависят от объемов производства их можно разделить на две основные группы: переменные, т.е. зависящие непосредственно от объема выпускаемой продукции и постоянные, т.е. такие, которые не находятся в непосредственной связи с объемами выпуска продукции.
Очевидно, что переменные издержки можно детально не изучать, так как выработать нормы расхода сырья на единицу продукции и прибавить к этому зарплату работника (переменную ее часть, зависящую от выработки), а также прибавить другие, явно заметные переменные затраты, чтобы получить базовую себестоимость продукта – это довольно механическая задача, сопряженная, в первую очередь, со знанием технологии. Самым интересным для изучения и «творческим» элементом определения себестоимости является то, какую часть накладных (постоянных и косвенных) затрат можно отнести на единицу выпускаемой продукции.
Говоря о себестоимости, в начале, нужно привыкнуть к мысли, что каждая производственная операция или каждое действие сотрудника офиса (даже звонок по телефону) отнимает рабочее время и, следовательно, имеет свою стоимость для предприятия, так как все, что происходит на предприятии, в идеале, происходит в рамках целей его существования. Провести нормирование (оцифровку) каждого действия – это первый шаг к правильному определению себестоимости своей продукции в дальнейшем. Самым простым шагом является разделение зарплаты работника на количество его рабочих часов и определение сколько минут он тратит на те или иные действия, зачем и почему.
Вторым важным моментом для понимания механизмов образования себестоимости является осознание идеи, что для производства товаров требуются производственные процессы, каждый процесс потребляет ресурсы, а эти ресурсы не бесплатны для компании. На практике это легко запомнить, но сложно осознать. Ресурсом может быть машинное время или труд человека: и то и другое оплачено компанией. На этапе проектировки нового изделия, процесс не требует машинного времени, но требует умственных усилий конструкторов, труд которых высоко оплачивается. Таким образом, часы, потраченные на проектировку изделия, ложатся в его себестоимость. В процессе серийного производства человеческий труд может отсутствовать вообще, но время работы оборудования представляет собой основной ресурс, который в некотором количестве потребляется каждым изготовленным изделием и ложится в себестоимость этого изделия, вместе с расходом энергии на изделие и пр. За все используемые ресурсы платит компания.
Таким образом, в целом для повышения конкурентоспособности своего предприятия руководителю прежде всего необходимо знать, какие именно производственные процессы ему необходимы для производства предполагаемой продукции, какие ресурсы каждый из этих процессов потребляет, и сколько стоят эти ресурсы. Здесь есть большое поле для творчества в плане технологической и бизнес оптимизации и кроме этого, такой подход отвлекает менеджера от необходимости искать самые дешевые сырьевые материалы, как единственное средство, чтобы быть конкурентоспособным, идя при этом на компромисс с качеством. Руководителю желательно сперва потратить время и проверить все ли ресурсы, включая административные, оптимально расходуются внутри предприятия для производства конечного продукта. Очевидно, что те ресурсы, которые ни кем не расходуются вообще можно исключить. Одним из первичных способов оптимизации, которую может провести каждый руководитель без посторонней помощи, служит проверка каждой процедуры, совершаемой на предприятии на предмет ее содержания и ценности для конечного потребителя, т.е. на предмет создания добавленной стоимости. Для этого каждую повторяющуюся операцию следует проверить по двум базовым критериям:
- с какой целью это операция осуществляется?
- насколько эффективно она совершается (можно ли ее улучшить без ущерба для ее качества)?
Простой пример: многократное перемещение упакованного товара по складу готовой продукции в виду непродуманной логистики потребляет ресурсы компании (автопогрузчик, водитель), но не несет в себе пользы или смысла для клиента, для которого сделана эта продукция, и является чаще всего отражением недостаточно эффективной организации склада. Плохо организованная логистика в цеху также может потреблять временные ресурсы работников компании, связанные с перемещением сырья и полуфабрикатов.
Еще один пример бессмысленных расходов, когда необоснованно большие административные площади полиграфических предприятий, построенных еще в советское время, и требующие отопления в зимний период, вызывают огромные и необоснованные с точки зрения создания добавленной стоимости затраты на теплоснабжение, повышающие себестоимость продукции. Для выполнения тех же функций сотрудниками этих предприятий им было бы достаточно гораздо меньших площадей. Стоимость отопления легко посчитать, разделив общий платеж поставщику тепла на количество кв. метров отапливаемой площади.
Сделать абсолютно все процессы в компании приносящими добавленную стоимость на практике почти не возможно, но к этому просто нужно стремиться, уделяя время, если руководитель стремится повысить конкурентоспособность своей организации и сделать ее устойчивой в период неблагоприятных внешних условий.
Очевидно, что наряду с поиском и устранением бессмысленных (не приносящих пользы) процедур или процессов руководителю необходимо уделять внимание тем процессам, которые наоборот являются значимыми, создающими добавленную стоимость для клиента и выражающими самую суть существования его компании для клиентов. Такие процессы, как правило, связаны непосредственно с самим производством конечной продукции и с необходимостью использовать творческий потенциал людей, работающих в компании. Это могут быть процессы проектирования новых видов упаковки или процессы придания новых свойств существующим товарам компании и т.д. В книжном производстве это процессы не только печати, но и переплета книг. В процессе производства, например, одноразовой посуды это еще и конструирование пресс-форм и сама упаковка готовой продукции и т.д.
Для правильного понимания идеи распределения накладных расходов на единицу продукции в условиях реального предприятия, производящего различные товары, мы бы рекомендовали рассматривать все накладные расходы, как некий единый ресурс, потребляемый каждым из этих товаров. Предприятие не может производить товар, не используя данный ресурс, а товар не может не потреблять этот ресурс в процессе своего производства.
Эту идею легче представить, если ввести понятие некоего ресурса или конечного продукта, который возникает, как результат работы каждого отдела или предприятия в целом. Этот продукт влечет возникновение издержек в конкретном отделе или в целом на предприятии. Этот продукт – есть прямое отражение того, чем и для чего существует компания или один конкретный ее отдел.
В бухгалтерии этим продуктом является рабочее время бухгалтера, которое необходимо для выписки документов и учета поступающих средств, в коммерческом отделе этим продуктом является не продажа, но время работы продавцов. На предприятии, производящем продукцию массовыми тиражами, в производственном отделе таким продуктом является время работы оборудования или, если изделие состоит из единого сырья (штамповка) этим продуктом может быть единица массы переработанного сырья. В каждом случае, на каждом предприятии все может быть по-разному. Но очевидно, что для идеологически правильного понимания сути образования стоимостей и их правильного учета в себестоимости продукции следует рассматривать работу каждого отдела предприятия, как процесс создания конкретного продукта, который будет в определенной пропорции использован в дальнейшем при создании конечного продукта всего предприятия.
Если рассмотреть все отделы предприятия, как некие ячейки производящие определенные ресурсы (продукты) для их дальнейшего использования в процессе производства предприятием своей конченой продукции, то следует сразу учесть, что создание любого продукта начинается с того, что в нем возникает потребность. Каждый отдел осуществляет действие, которое производит издержки. Эти издержки и служат способом оцифровки действия или работы, которую совершает этот отдел. Теоретически, сколько работы произвел отдел для какого-то потребителя, столько издержек этого отдела и возлагается на этого потребителя и так далее по цепочке.
Применительно к типовой производственной компании для облегчения понимания механизма образования себестоимости продукции, мы предлагаем связать работу всех отделов предприятия с четырьмя основными областями потребления их ресурсов:
1. Потребление при производстве каждой единицы продукции.
2. Потребление при производстве отдельной партии или тиража.
3. Потребление с целью проектирования продукции.
4. Потребление с целью поддержки и обеспечения производственного процесса и предприятия в целом.
В первом случае речь идет, как правило, об основных потребляемых ресурсах: сырьевые материалы в расчете на одно изделие, оплата труда сдельных рабочих, принимающих непосредственное участие в процессе производства каждого изделия (печатники, фасовщики, сортировщики, упаковщики и т.п.), стоимость машинного часа и т.п. Измеряется ресурс в данном случае массой сырья на единицу продукции, или количеством человеко-часов на единицу продукции или стоимостью машинного времени также на единицу продукции.
Во втором случае речь идет о расходах на следующие операции: затраты на подготовку материалов для печати или переплета (хранение и адаптация бумаги и др.), контроль качества, расходы на смену форм и разгон печатной машины, на ее промывку и профилактику и т.п. В этом случае потребляемый для производства основного продукта ресурс может измеряться стоимостью часа инспектирования партии товара, стоимостью часа хранения бумаги на складе, стоимостью изготовления одной печатной формы и ее монтажа на печатную машину и т.п.
В третьем случае речь идет о ресурсах, которые используются на этапе проектирования изделий, для ремонта оборудования и дооснащения, для инженерных работ, для изучения мнения клиентов (привлекаются продавцы), для продвижения продукции компании или ее брэнда (реклама, участие в выставках и пр.). Ресурс может измеряться количеством различных заказов за период времени, и др., в зависимости от цели привлечения того или иного ресурса.
В последнем случае речь идет об использовании в процессе производства продукции ресурса менеджеров производства и компании в целом, административных работников (ОМТС, секретарь, бухгалтерия и пр.) ресурсов отдела охраны труда, поставщиков тепла, воды и электричества и все тех ресурсов, которые также существуют и могут быть необходимы для обеспечения функционирования предприятия в целом. В этом случае ресурс может измеряться количеством кв. метров занимаемой предприятием площади и ее стоимости, количеством административного персонала и др.
Очевидно, что каждому руководителю необходимо осмыслить, чем именно занимается его компания: производит картонные коробки большими тиражами или создает упаковку, способствующую лучшей сохранности продукта и привлекающую к нему покупателя, печатает газеты и журналы или способствует распространению информации среди населения и старается делать это своевременно, делает деньги на печати книг или стремится привить культуру чтения и познавания пытаясь делать качественные и долговечные книги и т.д. Такое осмысление поможет руководителю правильно понять назначение своего предприятия на рынке и понять, что есть его главный продукт, как вид услуги, и кто именно, в какой мере и каким образом участвует в его создании внутри предприятия.
Более традиционный способ расчета себестоимости основан на распределении накладных расходов в зависимости от объема потребления одного основного ресурса компании - машинного времени или времени работы производственных рабочих – в ходе производства конечной продукции.
Взять, к примеру, торговую компанию и работу менеджера по продажам. Этот человек получает зарплату и его основной функцией является привлечение клиентов и обеспечение предприятия работой. Продавец, как правило, в процессе своей работы прежде всего думает о своем личном заработке, но директор компании (и, зачастую, владелец в одном лице), который нанял этого продавца, тоже думает уже о своем заработке, который, в свою очередь, зависит от того, сколько и какую работу принесет ему в компанию нанятый им продавец, т.е. какого клиента он ему приведет. Очевидно, что если в течение полугода продавец тратит почти 8 часов своего рабочего времени на «разработку» 2-х или 3-х клиентов, которые после длительных переговоров соглашаются разместить заказы, но по маржинальной прибыли эти заказы сопоставимы с суммарной зарплатой продавца за эти же полгода, то можно сказать, что продавец потратил полгода в пустую: он просто окупил свою зарплату, но не принес прибыли для компании. Хорошо, если он приобрел бесценный опыт, который с пользой применит в следующий раз, но это уже очень субъективный параметр, так как продавца взяли на работу не для повышения квалификации на будущее, а для решения коммерческих задач уже сегодня. Забегая вперед, следует сказать, что по этой причине продавцам лучше всего платить премию от маржинальной прибыли, нежели от выручки: это и дает им правильные установки и повышает самоотдачу… Есть же обратные ситуации, когда приходят заказы, на обработку которых у продавца почти не уходит времени: покупатели сразу соглашаются на предложенную цену и не отнимают времени у продавца на переговоры и пр. В таких случаях время продавца почти не расходуется и его можно не учитывать при определении себестоимости заказа. В данном случае видно, что время продавца есть прямые затраты, которые необходимо добавлять к себестоимости продаваемой им продукции. Остается понять, как же быть с накладными расходами в данном случае?
В этом примере видно, что работа продавца, выраженная в часах потраченного времени, является тем самым основным продуктом, который, как ресурс компании измеряется в рублях, и который создает дополнительную стоимость, учитываемую при определении себестоимости каждого принесенного им заказа или проданного им товара. Если в деятельности компании продавцы играют основную роль, так как рынок очень конкурентный, и от квалификации этих специалистов зависит то, чем будет жить вся компания со всей ее административно-хозяйственной частью, то разумным решением будет относить накладные расходы компании на потенциальные заказы в прямой зависимости от того, сколько главного ресурса – рабочего времени продавца – было потрачено на работу с каждым клиентом.
Если компания склонна видеть своим основным ресурсом оборудование, то распределение накладных расходов осуществляется на каждый заказ в зависимости от используемого на него рабочего времени оборудования. До сих пор это считается наиболее простым после котлового метода способом определения себестоимости на каждый заказ.
Если мы говорим о крупносерийном производстве, где используется один сырьевой компонент, то используется метод распределения накладных расходов на единицу продукции в зависимости от массы каждого изделия: чем выше масса, тем больше накладных расходов на него приходится.
Однако, эти методы несмотря на свою простоту и внешнюю объективность не являются самыми точными, так как используют только один основной ресурс и не всегда оптимально подходят для предприятий, где производится большое количество самой разнообразной по составу и трудозатратам продукции.