С помощью специальной операции вы можете отыскать в рабочем листе Таблицы Excel любое содержимое (текст или число) и при необходимости заменить его новым содержимым.
Перед выполнением функции поиска и (или) замены выделите в рабочем листе диапазон ячеек, в котором следует вести поиск. В противном случае Excel выполнит поиск во всем рабочем листе.
Вы можете выделить несколько рабочих листов и тем самым задать поиск нужного содержимого сразу в нескольких листах. Возможен также поиск во всей книге целиком.
При задании искомого содержимого (образца) можно использовать любые буквы, цифры и специальные символы. Кроме того, в вашем распоряжении имеются следующие символы подстановки:
Вопросительный знак? используется для обозначения любого символа (но одного).
Звездочка (*) используется для обозначения любого количества любых символов.
Для задания поиска самого символа подстановки введите перед ним волнистую черту (~).
При задании, как поиска, так и замены можно указать, должна ли программа Excel учитывать точное написание искомого содержимого (строчные/прописные буквы) или нет.
Кроме того, можно указать, должна ли программа искать образец только как отдельное содержимое ячейки или так же, как часть содержимого ячейки. Вы имеете возможность задать направление поиска - по строкам слева направо или по столбцам сверху вниз.
1. Выберите команду Правка/Найтиили: нажмите сочетание клавиш Ctrl + F.
2. В открывшемся окне диалога Найти и заменить на вкладке Найти в поле Найти задайте последовательность символов, которую следует отыскать - образец.
3. При необходимости установите другие параметры поиска.
Для отображения полей параметров в окне, нажмите кнопку Параметры.
4. Нажмите кнопку Найти далее.
Excel выделит первую встречающуюся в указанном направлении последовательность символов, отвечающую заданному образцу Иногда, чтобы увидеть выделенную в рабочем листе ячейку с содержимым, необходимо сместить окно диалога.
Нажатие кнопки Найтиприводит к отображению в нижней части окна диалога списка найденных последовательностей символов Отдельные элементы списка оформлены как гиперссылки. Щелчок на выбранной гиперссылке в списке выделит в листе соответствующую ячейку.
Нажмите кнопку Закрыть.
После нажатия кнопки Найти далее Excel отыщет следующую встречающуюся в тексте последовательность символов, отвечающую заданному образцу. Существуют сочетания клавиш, которые позволяют продолжить поиск и без выведения на экран окна диалога Найти.
Нажатие сочетания клавиш Shift + F 4 задает поиск следующей цепочки символов, соответствующей заданному последним шаблону поиска. Нажатие сочетания клавиш Ctrl + Shift + F 4 задает поиск предыдущей последовательности символов, соответствующей заданному последним образцу.
Щелкнув на ярлычке вкладки Заменить, можно перейти к выполнению операции замены.
1. Выберите команду Правка/Заменить или: нажмите сочетание клавиш Ctrl + H.
2. В открывшемся окне диалога Найти и заменить на вкладке Заменить в поле Найти задайте шаблон поиска (образец).
3. В поле Заменить на введите последовательность символов, которой должен быть заменен образец.
4. При необходимости задайте дополнительные параметры.
Для отображения полей параметров в окне, нажмите кнопку Параметры.
Нажмите кнопку Найти далее Excel выделит первую встречающуюся в указанном направлении последовательность символов, соответствующую образцу. Иногда, чтобы увидеть выделенную в рабочем листе ячейку с содержимым, необходимо сместить окно диалога.
Нажатие кнопки Найти все приводит к отображению в нижней части окна диалога списка найденных последовательностей символов. Отдельные элементы списка оформлены как гиперссылки. Щелчок на выбранной гиперссылке в списке выделит в листе соответствующую ячейку.
6. При необходимости нажмите кнопку Заменить. Excel выполнит замену, а затем продолжит поиск и выделит следующую встречающуюся цепочку символов, соответствующую образцу. Если содержимое выделенной ячейки не должно быть заменено, нажмите кнопку Найти далее.Чтобы заменить все встречающиеся искомые последовательности символов, нажмите кнопку Заменить все. Однако при этом нужно быть уверенным, что замена всех искомых последовательностей символов приведет к желаемому результату.
В окне диалогаНайти и заменитьможно задать ряд параметров, учитываемые программой при выполнении поиска и замены. Для отображения полей параметров в окне, нажмите кнопку Параметры.
Раскрывающийся список Искать позволяет ограничить область поиска только активным листом (или выделенными листами), либо задать поиск во всей книге.
Раскрывающийся список Просматривать позволяет определить направление поиска: по строкам слева направо или по столбцам сверху вниз.
При поиске последовательности символов регистр учитывается только в случае, если установлен флажок соответствующего параметра.
При установленном флажке параметра Ячейкацеликом искомая последовательность символов будет выделена только в случае, если кроме нее в ячейке ничего нет. Если же этот флажок сброшен, то искомая последовательность символов будет выделена даже, если она является только частью содержимого ячейки.
Можно также определить категорию просматриваемых при поиске элементов. Для этого следует выбрать нужную категорию из раскрывающегося списка Область поиска на вкладке Найти.
Область поиска можно ограничить заданием на вкладке Найтиформата искомой последовательности символов, нажав кнопку Формат. В развернувшемся меню доступны команды задания параметров в окне Формат, использования параметров текущей ячейки и отказа от задания формата вообще. Выбранный формат отображается в поле рядом с искомой цепочкой. Формат можно задать и для заменяющей последовательности на вкладке Заменить.
Вы можете снабдить отдельные ячейки рабочего листа примечаниями. Речь идет о текстовом примечании, которое будет отображено на экране при помещении указателя мыши на ячейке, для которой задано примечание.
Путем ввода и сохранения примечания к ячейке вы можете снабдить содержимое ячейки комментарием, который не будет постоянно отображен в рабочем листе.
Индикатор примечания отображается только в случае, если в группе Примечания на вкладке Вид окна диалога Параметры выбрана соответствующая опция. На панели инструментов Зависимости расположена кнопка Создать примечание, предназначенная для создания примечания к активной ячейке.
На панели Рецензирование расположены кнопки, позволяющие отобразить и скрыть,, как примечание активной ячейки, так и все примечания листа. На этой же панели расположены кнопки, позволяющие переходить от примечания к примечанию (в прямом и обратном направлении) в пределах листа.
1. Выделите ячейку, у которой вы хотите удалить примечание.
2. В подменю Правка/Очистить выберите элемент Примечания. Или выберите в контекстном меню ячейки команду Удалить примечание.
Примечание удаляется, но его можно вернуть, отменив операцию удаления.
Вы можете также сразу удалить все примечания, добавленные к ячейкам текущего рабочего листа.
1. Выберите команду Правка/Перейти и в открывшемся окне диалога нажмите кнопку Выделить.
2. В окне диалога Выделение группы ячеек установите переключатель в положение Примечания и закройте окно диалога нажатием кнопки ОК. Тем самым будут выделены все ячейки текущего рабочего листа, содержащие примечания.
3. Выберите команду Правка/Очистить, а в появившемся подменю - команду Примечания.
Примечания будут удалены. Перед удалением на экран не будет выведено предупреждающее сообщение, однако вы можете отменить удаление примечаний.
1. Выделите рабочий лист (или рабочие листы), примечания к ячейкам которого вы хотите вывести на печать. Вы можете также выделить отдельные ячейки, содержащие примечания, и задать вывод на печать примечаний только этих ячеек.
2. Выберите команду Файл/Параметры страницы и в открывшемся окне диалога Параметры страницы перейдите на вкладку Лист.
3. В группе Печать в поле Примечания выберите способ печати примечаний. Примечания можно распечатать в конце листа или так, как они расположены в таблице. При любом выборе положения примечаний на распечатке они будут выведены на печать только в случае установки в окне Параметры на вкладке Видпереключателя Примечания в положение Примечание и индикатор.
4. Нажмите кнопку Печать. Появляется диалоговое окно Печать.
5. Запустите процесс печати.
В Excel существуют две возможности исправления допущенных орфографических ошибок: непосредственно при вводе содержимого в ячейки с помощью механизма автозамены и для готовой таблицы посредством аппарата проверки орфографии.
Используя средства отслеживания зависимостей, вы можете проиллюстрировать связь влияющих и зависимых ячеек рабочего листа с помощью стрелок, что позволит быстро отыскать причину ошибки в формулах.
Механизм автозамены Excel по умолчанию активизирован.Любой введенный текст после подтверждения ввода будет проверен на наличие ошибок.
Существует два способа применения автозамены для исправления ошибок:
Во-первых, вы можете включить специальные режимы работы автозамены, установив соответствующие параметры.
Во-вторых, программа предоставляет в ваше распоряжение список автозамены, содержащий наиболее часто встречающиеся ошибки при вводе.
Элементы в списке автозамены расположены в алфавитном порядке. Вы можете в любой момент дополнить список автозамены.
Выполненное автозаменой "исправление" можно в любой момент изменить. Для этого достаточно изменить нужным образом содержимое ячейки. Автозамена "признает" введенное содержимое ячейки, хотя при этом соответствующая запись в списке автозамены изменена не будет. Автозамену можно также использовать для управления вводом часто используемых фрагментов текста. Вы можете, например, задать, чтобы Автозамена интерпретировала последовательность символов "нк" как "Составил Николай Кондратьев" и выполняла замену всякий раз при вводе указанной последовательности символов.
Вы можете также включить часто допускаемую ошибку в список автозамены с помощью буфера обмена. Для этого скопируйте соответствующий фрагмент текста (но не содержимое ячейки целиком) в буфер обмена, выведите на экране окно диалога Автозамена, поместите курсор ввода в поле Заменить и нажатием сочетания клавиш Ctrl + V вставьте содержимое буфера обмена в поле ввода.
Кроме того, включить часто допускаемую ошибку в список автозамены можно с помощью аппарата проверки орфографии.
При проверке правописания по умолчанию Excel использует стандартный словарь, который помещен на жесткий диск при установке программы.
Этот словарь сохранен в файле MSGR _ RU . LEX (для русского языка) в папке Program Files \ Common Files \ Microsoft Shared \ Proof . Другие Windows -приложения, например Word , также используют этот словарь при проверке орфографии.
Excel начнет проверку орфографии и выведет на экран окно диалога, как только обнаружит неизвестное слово.
Для проверки иноязычных текстов установите соответствующий словарь с помощью пакета многоязыковой поддержки Microsoft Office XP и в окне диалога Параметры на вкладке Орфография в поле Язык словаря выберите язык проверяемого фрагмента.