При просмотре рабочего листа, содержащего значительный объем данных, из поля зрения пропадает шапка таблицы, которая часто содержит заголовки столбцов. Без этих заголовков корректно ввести данные будет крайне затруднительно.
Для решения этой проблемы заголовки столбцов можно закрепить. Для этого нужно выделить строку, которая находится ниже блокируемой области, и выбрать Окно > Закрепить области. Теперь при прокрутке закрепленная область будет отображаться на экране постоянно, а остальное будет прокручиваться. Для того чтобы освободить область, нужно выбрать Окно > Снять закрепление областей.Но иногда закрепление областей бывает неэффективно - например, если нужно вразнобой прокрутить по вертикали или по горизонтали несколько фрагментов электронной таблицы. Для этого нужно разделить рабочий лист на две части, активизировав ячейку приблизительно в центре деления и выбрав Окно > Разделить. Окно разделится на четыре части вертикальными и горизонтальными линиями, которые можно, перемещая, расположить в нужном месте. В результате у каждой части будет своя независимая линейка прокрутки. Снять разделение можно, выбрав соответствующий пункт меню Окно.
Довольно часто приходится вводить в разные ячейки одно и то же значение. Для упрощения решения этой задачи можно использовать автозаполнение. Сначала нужно ввести в первую ячейку информацию, которую нужно повторить, после чего активизировать эту ячейку. Далее надо подвести курсор в правый нижний угол ячейки, а когда курсор превратится в маленький черный крестик, нажать левую клавишу мышки и, не отпуская ее, выделить диапазон для автозаполнения. Значение ячейки повторится во всех ячейках выделенного диапазона.
Еще одна популярная задача: нумерация ячеек последовательными значениями (1, 2, 3 и т.д.) или числами с некоторым шагом (через 2, через 3). Для этого существует возможность заполнения ячеек по прогрессии. Для выполнения заполнения по прогрессии нужно в первую ячейку диапазона ввести первое значение.В более сложном случае можно задавать шаг прогрессии. Также в этом окне можно задать тип прогрессии - арифметическая или геометрическая. Если первая ячейка диапазона для заполнения по прогрессии содержит дату, то в окне формирования прогрессии можно выбрать единицы, которые будут приращиваться - дни, рабочие дни, месяцы.
Для заполнения ячеек последовательными значениями можно воспользоваться более простым способом. Введите первое число и воспользуйтесь автозаполнением, удерживая нажатой клавишу Ctrl - ячейки заполнятся числами подряд.Описанный метод автозаполнения хорош, если нужно оперировать числами. Если необходимо использовать автозаполнение для текстовых значений, придется придумать кое-что получше. Для автозаполнения дней недели (понедельник, вторник, среда и т.д.) или месяцев (январь, февраль, март и т.д.) можно использовать специальный порядок автозаполнения. Для этого нужно ввести первое значение в первую ячейку диапазона, выбрать Сервис > Параметры, вкладка Списки. В поле Списки выберите нужный список и нажмите ОК. После этого можно выполнять автозаполнение, причем следующие ячейки будут заполняться следующими элементами выбранного списка. А если интересующего вас списка в окне параметров вы не нашли, можете создать свои собственные списки автозаполнения. Для этого опять же выберите Сервис > Параметры, вкладка Списки. В поле Списки надо выбрать Новый список, а в поле Элементы списка - ввести необходимые значения, которые разделить клавишей Enter, или используя поле Импорт списка из ячеек выбрать явным образом на рабочем листе значения списка.
При вводе числовых данных можно установить интервал условий для проверки введенных значений. В этом случае для каждого числа, которое вводится в ячейку, будет осуществляться проверка того, попадает ли оно в указанный интервал. Если это условие не выполнится, на экране появился сообщение о том, что введенное значение не подходит под заданные ограничения.
Такое условие удобно задавать, например, при вводе колонки с годом рождения, чтобы случайно не набрать, например, 1875 вместо 1975. Для того чтобы задать условие проверки числовых значений, необходимо выделить диапазон ячеек, куда будут вводиться числа, и выбрать Данные > Проверка. На вкладке Параметры в поле Тип данных необходимо установить тип данных, которые вы планируете вводить, например, целые числа или дробные, или же дата. Ниже в поле значение указывается логическое условие, например между, больше, больше или равно, не равно. Последние два поля предназначены для числовых значений, с которыми будут сравниваться вводимые данные.Excel позволяет также упростить ввод повторяющихся данных, сформировав из них выпадающий список. Введите все эти значения в отдельной области рабочего листа. После этого, выделив диапазон будущей проверки значений, выберите Данные > Проверка, в поле Тип данных установите значение Список. Ниже, в строке Источник нужно указать адреса ячеек, в которых этот список расположен.
В результате этих действий в выделенные ячейки не нужно будет вводить текст: при активизации ячейки она превратится в список, из которого достаточно будет просто выбрать нужное значение. Кроме того, в окне проверки вводимых данных можно задать отображение подсказки рядом с ячейкой при вводе в нее данных. Для этого в окне Проверка вводимых значений нужно перейти на вкладку Сообщение для ввода и набрать сообщение, которое будет появляться при вводе данных в ячейку. Таким образом, вы сможете подсказать пользователю о необходимости ввода тех или иных данных. Удобно также использовать переключатель Отображать подсказку, если ячейка является текущей.На вкладке Сообщение об ошибке можно управлять появлением стандартного системного сообщения, которое предупреждает пользователя, если данные были введены неверно. Можно отключить его (снять переключатель Выводить сообщение об ошибке), а также можно задать собственный текст этого сообщения в полях Заголовок и Сообщение.
При этом можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям. Также можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.Для защиты рабочего листа выберите Сервис > Защита > Защитить лист.
В появившемся окне можно ввести пароль доступа к рабочему листу, а также указать параметры защиты, то есть действия, которые пользователям будут доступны при работе с защищенным листом. По умолчанию все ячейки защищенного рабочего листа заблокированы. Однако некоторые ячейки могут понадобиться пользователям в работе.Перед тем как защитить лист, можно разблокировать ячейки, в которые пользователям нужно вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует выбрать Формат > Ячейки, после чего на вкладке Защита снять флажок Защищаемая ячейка.При защите листа часто защищают ячейки с формулами, особенно если формулы сложные, и оставляют доступными остальные ячейки или ячейки с числовыми и текстовыми значениями.