Профессия делопроизводитель (помощник представителя власти)

Информация о профессиях, специальностях и работе для людей с ограниченными возможностями. Карьерный рост.

История профессии

Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов.

Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач - внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами.

Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.

Тип и класс профессии

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель - «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Содержание деятельности

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

• ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;

• контроль за исполнением распорядительных документов;

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• сортировка документов, формирование дел;

• ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;

• работа с оргтехникой, мини АТС.

Требования к знаниям и умениям специалиста

Делопроизводитель должен знать:

• нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;

• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

• виды, функции документов, правила их составления и оформления;

• порядок документирования информационно-справочных материалов;

• структуру организации, в которой ведется деятельность;

• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

• правила и нормы охраны труда;

• правила делового этикета и делового общения.

  Делопроизводитель должен уметь:

  

• принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;

• направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;

• вести картотеку учета прохождения документальных материалов;

• осуществлять контроль за прохождением документов;

• составлять и оформлять служебные документы;

• формировать дела;

• систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;

• воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;

• точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;

• оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха (возможно использование слухового аппарата) и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации.

Делопроизводитель должен обладать следующими профессионально важными качествами:

• способность к длительной концентрации внимания;

• развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;

• организованность, аккуратность;

• склонность к работе с информацией;

• способность анализировать и систематизировать большое количество информации;

• усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;

• тщательное выполнение формализованных требований.

Условия работы

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель выполняет функциональные обязанности в единственном числе;

б) в крупном учреждении работает в коллективе, обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и, в случае необходимости, взаимодействует с другими делопроизводителями.

Условия труда на рабочих местах специалистов с нарушениями слуха должны соответствовать Индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой бюро медико-социальной экспертизы (при наличии инвалидности).

Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.

Делопроизводитель работает, в основном, сидя за рабочим столом. В процессе своего труда он использует ручные, механические и электронные средства труда: персональный компьютер, офисную технику, канцелярские принадлежности и пр. Рабочее место делопроизводителя также должно быть оснащено современными многофункциональными устройствами: сканером, факсом, принтером, а также Интернетом и средствами связи.

При организации работы делопроизводителя с нарушениями слуха здания и помещения, где осуществляется деятельность, должны быть оборудованы информационными индикаторами противопожарной системы, а также визуальными ориентирами: различными освещаемыми указателями в виде символов и пиктограмм с использованием яркого цвета, контрастного по отношению к фоновой поверхности; контрастным цветовым обозначением входов. Текстовая информация должна быть максимально краткой. Ориентиры-указатели направления движения должны быть однотипными для всего объема здания и зданий одного комплекса.

Для специалистов, имеющих инвалидность, продолжительность ежедневной работы устанавливается в соответствии с медицинским заключением.

Медицинские противопоказания

Основное противопоказание к работе делопроизводителя для лиц с нарушениями слуха - это неспособность к данной трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе делопроизводителем, относятся:

• полная потеря слуха - слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;

• значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;

• травматические повреждения головного мозга;

• тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;

• стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;

• психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);

• нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;

• психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);

• умственная отсталость;

• эпилепсия;

• серьезные нарушения зрения.

Пути получения профессии

Существует несколько способов получения профессиональной подготовки в области делопроизводства.

Минимальный уровень необходимой профессиональной подготовки – начальное профессиональное образование. Делопроизводитель также может иметь профессиональную подготовку в объеме среднего профессионального образования или высшего профессионального образования.

В Москве осуществляют профессиональное обучение лиц с нарушениями слуха, подходящее для работы делопроизводителем, следующие образовательные учреждения:

• Московский колледж автоматизации и радиоэлектроники № 27;

• Политехнический колледж №2;

• Головной учебно-исследовательский и методический центр (ГУИМЦ) профессиональной реабилитации лиц с ограниченными    возможностями     здоровья (инвалидов по слуху) при МГТУ им.Н.Э.Баумана;

• Московский педагогический государственный университет  (МПГУ)  ; 

• Московский Учебно-методический центр Всероссийского общества глухих.

< h3>Пути получения профессии в регионах Российской Федерации

Необходимую профессиональную подготовку для работы делопроизводителем можно получить в следующих образовательных учреждениях Российской Федерации, осуществляющих подготовку лиц с нарушениями слуха:

• Межрегиональный центр реабилитации лиц с проблемами слуха (колледж) Министерства здравоохранения и социального развития РФ, г. Санкт-Петербург;

• Новочеркасский технологический техникум-интернат;

• Челябинское ПТУ-интернат № 2;

• Санкт-петербургское профессиональное училище № 80;

• Липецкое профессиональное училище № 5;

• Оренбургский государственный экономический колледж-интернат;

• Самарское профессиональное училище № 20;

• Сарапульский колледж для инвалидов;

• Златоустовский индустриальный техникум им.П.П.Аносова;

• Ивановское профессиональное училище-интернат;

• Уфимский профессиональный лицей № 64;

• Уфимское профессиональное училище № 63;

• Стерлитамакский профессиональный лицей № 71;

• Башкирский экономико-юридический техникум;

• Октябрьский профессиональный лицей № 22;

• Институт социальной реабилитации Новосибирского 
  государственного технического университета (инвалидов по слуху);

• Владимирский государственный университет - центр профессионального образования инвалидов, партнер всемирной сети университетского образования глухих.

Области применения профессиональных знаний

Делопроизводители востребованы:

• в образовательных учреждениях;

• в медицинских учреждениях;

• в учреждениях культуры;

• в государственных и негосударственных организациях, ведущих документооборот;

• на промышленных предприятиях;

• в архивах;

• в справочных службах и др.

Перспективы карьерного роста

Перспективы карьерного роста делопроизводителя зависят от профессиональных планов, квалификационного уровня и личных качеств специалиста.

Квалифицированный делопроизводитель может выбрать профессиональную (горизонтальную) карьеру и совершенствоваться в сфере делопроизводства. Еще один вариант развития карьеры – освоение смежных специальностей, таких как кадровое делопроизводство, библиотечное и архивное дело и пр.

При стремлении к управленческой  карьере делопроизводитель может занять должность руководителя канцелярии, общего отдела, стать руководителем отдела управления делами компании и пр.